불만, 항의 처리 답변 영문 이메일 작성

 불만, 항의 처리 답변 영문 이메일 보내기 (영어)

 

   고객에게 판매하거나, 거래처에 인도된 제품에 대해서 불만과 항의 메일을 받았을 경우, 관련팀에서는 빠른 대응을 해야 합니다. 불만과 항의 사항이 어떤 내용인지 정확히 확인하고, 내부에서 원인을 찾아서 대응을 해야 합니다. 우선 문제의 원인이 찾아지지 않더라도, 답장은 먼저 발송하고서 문제점을 찾는데에 노력을 해야 합니다. 보통 기술적인 문제일 경우 연구소 또는 Techinal Service 팀과 QC, QA 팀이 대응을 하고, 판매, 물류와 관련된 문제들은 영업팀에서 대응하는 것이 일반적입니다. 오늘은 공급자의 입장이 되어서 이메일을 작성해 보겠습니다. 

 

 

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불만, 항의 처리(답변) 영문 이메일 작성 방법

 

 

1. 항의 처리 메일 작성 시 자주 사용하는 문구

 

① 불량품

 

• We are sorry that your purchase was not satisfactory.
• 귀하가 구입하신 제품이 만족스럽지 않음에 대해 죄송스럽게 생각합니다.

 

• We are sorry that the product delivered was defective.
• 귀하에게 배달된 제품이 불량품이었던 것에 대해 죄송스럽게 생각합니다.

 

• Please return in to the following address by Super Express.
• Super Express를 통하여 아래에 제공된 주소로 반품 부탁드리겠습니다.

 

• We will reship the product on Monday.
• 우리는 월요일에 제품을 재발송하겠습니다.

 

 

② 납품 실수

 

• We're very sorry about the mistake and we're grateful that you pointed it out.
• 실수를 하여 죄송합니다. 지적해 주신 점 감사드립니다.

 

• We are embarraseed to have made a careless mistake.
• 이처럼 부주의로 실수를 만든 것에 대해서 부끄럽게 생각하고 있습니다.

 

• I assure you that an error like this will never happen again.
• 이번 건과 같은 잘못이 두 번 다시 일어나지 않을 것을 약속드립니다.

 

• We hope that this will be a satisfactory solution.
• 이 해결책이 마음에 드셨으면 좋겠습니다.

 

 

③ 선적 지연 

 

• I'm sorry to inform you that  your order of products will be delayed by two weeks.
• 죄송합니다, 주문하신 제품은 2주 지연됩니다.

 

• We fully understand your frustration about the delay.
• 이번 건의 지연에 대한 귀사의 불만을 잘 알고 있습니다.

 

• We will let you know as soon as the merchandise is ready for shipment
• 상품 선적이 준비가 되는 대로 연락을 드리겠습니다.

 

• Thank you for your patience.
• 기다려주셔서 감사드립니다.

 

• We want to do our best to correct the problem.
• 저희는 문제를 해결하는데 최선을 다하겠습니다.

 

 

2. 예시 (Example)

 

Subject: Re: Concerns Regarding [Product Name]

Dear [Customer's Name],

 

We sincerely apologize for any inconvenience you have experienced with our product. We value your feedback and want to assure you that we take your concerns very seriously.

 

After reviewing your comments, we have identified the issues you mentioned, and we are committed to addressing them promptly. Our team is currently working to resolve the matter to ensure it does not happen again in the future.

 

To make amends, we would like to offer you [specific resolution, such as a replacement, refund, or discount]. We hope this gesture demonstrates our commitment to your satisfaction.

 

Thank you for bringing this to our attention. Your feedback is crucial in helping us improve our products and services. If you have any further questions or concerns, please do not hesitate to contact us.

 

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

[Company Name]

 

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제목 : Re:[제품명] 관련 우려되는 사항

[고객 이름]님

 

저희 제품으로 인하여 겪으신 불편함에 대해서 진심으로 사과를 드립니다. 저희는 고객님의 소중한 피드백과 우려에 대해서 매우 진지하게 받아들였습니다. 

 

귀하의 의견을 검토한 결과, 우리는 문제가 있었던 점을 확인하였으며, 우리는 빠르게 해결하기 위하여 최선의 노력을 하고 있습니다. 저희 팀에서는 미래에 이러한 문제가 다시 발생하지 않도록 노력하고 있습니다.

 

사과의 뜻으로 [교체 또는 환불 또는 할인과 같은 특정한 해결책]을 제공하고자 합니다. 저희는 이번 해결책이 고객님의 만족을 위한 노력을 보여드리는 계기가 되었기를 바랍니다.

 

이 문제를 알려주셔서 감사드립니다. 귀하의 피드백은 저희 제품과 서비스의 향상 시킬 것입니다. 추가 질문과 우려사항이 있을 경우 주저하지 말고 연락부탁드리겠습니다.

 

감사합니다.

 

 

• 제품 문제에 대한 이메일이지만, 서비스 불만, 선적 지연, 납품 오류 등에도 조금만 손을 보면 쉽게 작성하여 고객사에 보내실 수 있습니다. 
• 가장 중요한 것은 메일을 받자마자 최대한 빠르게 내부 의견을 먼저 정리하여 사과 메일을 발송하고 중간, 중간 정확히 문제가 확인되거나 대응 방안이 찾아졌을 경우 빠르게 피드백을 해주고 필요시 재발방지 대책까지 제공한다면 추후 거래에는 큰 문제가 되지 않을 것입니다. 
• 고객사는 이번 문제가 재발하지 않는다면 굳이 공급처 변경을 진행하지 않을 것입니다.