제품, 서비스에 대한 불만, 항의 영문 이메일 작성

제품, 서비스에 대한 불만, 항의 영문 이메일 (영어)

 

  항상 완벽한 제품과 서비스를 제공하고, 제공받으면 좋겠지만, 생각지도 못한 곳에서 문제가 발생하여 고객들의 항의를 받는 경우가 종종 있습니다. 이럴 때 받는 항의 영문 이메일은 어떤지 그리고 우리가 항의할 때에도 작성을 해야 하기 때문에 작성 방법을 알아보겠습니다. 해외 무역을 하는 경우에는 선적 지연으로 제품이 예상 도착 일정보다 늦어지는 경우, 제품 자체가 규격에 미달한 불량제품, 제품이 주문한 제품이 아닌 다른 제품이 발송된 경우, 결제조건이 계약과 다른 경우 등 다양한 경우들로 고객들로부터 항의 메일을 받게 됩니다. 항상 문제나 사건, 사고가 발생하기 전에 미연에 방지하는 것이 좋지만, 이미 발생한 일들을 잘 대처하고 마무리하는 것이 추후 지속적인 사업을 위해서 중요합니다.

 

 

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제품, 서비스에 대한 불만, 항의 메일 작성하기

 

 

** 메일이 불만을 제기하는 내용이지만 너무 공격적이지 않고 예의 바르고 긍정적이며, 상대방을 존중하는 태도로 작성되는 것이 중요합니다.

 

 

1. 제품, 서비스에 대한 항의 메일 작성하기

 

① 제목 : 명확하고 간결한 제목을 사용합니다.

② 인사말 : 예의 바르게 인사하는 문구로 작성합니다.

③ 명확한 문제 설명 : 문제가 무엇인지 구체적으로 설명을 합니다.

④ 해결책 제안 : 필요시 기대하는 해결책을 제안합니다.

⑤ 감사 인사 : 협조에 대한 감사의 뜻을 전달합니다.

⑥ 마무리 : 격식을 갖춘 마무리 인사를 연락처를 포함하여 작성합니다.

 

1. Writing a Complaint Email 

① Subject : Use a clear and concise subject line

② Greeting : Start with a polite greeting

③ Clear Problem Description : Clearly describe the issue

④ Suggested Resolution : Propose a solution that you expect

⑤ Thank you note : Express gratitude for their cooperation

⑥ Closing : Write a formal closing remark and provide your contact information

 

 

 

2. 예시 (Example)

① Example 1

 

Subject: Issue with Recent Purchase – Request for Resolution

 

Dear [Company Name] Customer Service,

 

I hope this message finds you well. I am writing to express my dissatisfaction with the recent purchase of [product name] from your store on [date of purchase]. Unfortunately, the product has shown the following issues: [describe the problems].

 

Despite following the usage instructions, these issues persist, leading to significant inconvenience. I kindly request a prompt resolution to this matter, either through a refund or replacement of the product.

 

Thank you for your attention to this matter. I look forward to your prompt response.

 

Best regards,

[Your Name]

 

• [구매 날짜]에 귀사의 매장에서 구입한 [제품 이름]에 대해 불만을 표시하기 위하여 메일을 작성합니다. 불행하게도 제품은 아래와 같은 이슈라 발생하였습니다.
• 사용 설명서를 따라서 사용했음에도 불구하고, 이러한 문제들이 지속적으로 발생하고 있어서 심각한 불편을 경험하고 있습니다. 이 문제에 대하여 제품의 교환 또는 환불을 요청드립니다.
• 금번 문제에 대하여 신속한 대응을 부탁드립니다. 빠른 답변 기대하겠습니다.

 

 

② Example 2

 

Subject: Complaint Regarding Service at [Service Location]

 

Dear [Company Name] Customer Support,

 

I am writing to bring to your attention an unsatisfactory experience I had with your service at [location] on [date]. Despite my high expectations, the service provided fell short in the following ways: [describe the issues].

 

This experience has greatly affected my confidence in your services. I request that this matter be addressed promptly, and I expect a refund for the service that did not meet the standards promised.

 

I appreciate your prompt attention to this matter and look forward to your response.

 

Sincerely,

[Your Name]

 

• [날짜]에 [장소]에서 경험한 불만족스러운, 귀사의 서비스에 대해서 말하기 위하여 이메일을 작성합니다. 저의 높은 기대에도 불구하고, 제공된 서비스는 다음과 같은 문제로 인하여 부족하였습니다. [문제 상세 설명]
• 이번 경험은 귀사의 서비스에 대한 저의 신뢰를 크게 낮추었습니다. 저는 이문제에 대해서 빠르게 대응해 주시길 바라며, 약속된 기준에 미달된 서비스에 대한 환불을 요청드립니다.
• 이번 문제에 대해서 귀사의 빠른 대응에 감사드립니다. 

 

 

③ Example 3

 

Subject: Defective Product Received – Immediate Action Required

 

Dear [Company Name] Support Team,

 

I am writing to express my concern regarding a defective [product name] that I received on [date of receipt]. The product does not function as advertised, specifically [detail the defects].

 

This issue has caused considerable inconvenience, and I am requesting an immediate replacement or a full refund for the defective product. Please let me know how we can resolve this matter swiftly.

 

Thank you for your cooperation and prompt action.

 

Yours sincerely,

[Your Name]

 

• [수령 날짜]에 수령한 [제품 이름]에 결함이 있어 메일을 작성합니다. 제품은 광고처럼 작동하지 않습니다. 구체적인 결함 설명
• 이 이슈로 인하여 큰 불편을 겪고 있으며, 저는 결함 제품에 대하여 즉시 교환, 또는 전액 환불을 요청드립니다.

 

3. 추가 첨언

  상기 예문들은 매장이나 개인적인 구매로 인하여 발생한 내용에 대한 항의 메일이나, 실제로 큰 기업들에서 움직이는 거대한 계약들로 움직이는 제품의 판매들은 선적지연 또는 제품 입고 평가 시 성능 미달로 인한 컴플레인이 종종 발생합니다. 원재료 구입 후 부가 적인 재료들과 공정을 거쳐 완제품이 생산이 되었는데 제품이 성능이 미달하고 그 원인이 원재료에 있을 경우, 고객사 제품에 소요된 기타 재료에 대한 비용도 배상해 주거나, 적기 납기를 못하여 거래가 파기되어 손해 배상을 해주는 경우도 발생하기도 합니다. 심각한 항의인 경우 기업들의 법무팀도 공동 진행하는 경우도 있습니다. 이런 경우가 발생하지 않는 것도 중요하지만, 컴플레인 발생 후 사후 처리는 그 사업의 존속에 영향을 줄 정도 중요하니 업체 성격과 관계에 맞게 잘 대응하는 것이 아주 중요합니다.